ビジネス文書の書き方～目的→読み手→構成～

どうも、マサ先生です！

今日はビジネス文書の書き方について、紹介していきます！

私は、一部上場企業にて

・実験レポートの作成業務を5年

・実験レポートの添削業務を4年

経験してきました。

この記事を読むことで、

といった効果が期待できます！

10年近い経験で培ってきた Tips を紹介いたします。

それでは、Let’s Study !!

ビジネス文書の重要性

ビジネス文書は、ビジネスにおけるその人の能力を測る指標によく用いられます。

私は、業務上、新しいお客様との最初の接点がメールであることが多いのですが、その場合、メールの文章で、お客様の姿を想像するしかありません。ですので、最初のメールのやり取りで、

・このお客様とは上手く付き合えそう(リソースを割こう)

・このお客様は面倒そうだなあ(リソースの使用はほどほどにしておこう)

みたいな判断をするようになります。

これは、何も私が一方的に判断しているわけではなく、お客様の方もライバル企業の営業のメールと比較しながら、

・この営業は使えそう

・この営業は何言ってるのか分からん

といった判断をされていると思います。

ビジネス文書を上手く書くコツ

分かりやすいビジネス文書を書くコツは、

文書の目的(ゴール)を考える

ビジネス文書は、何か目的があって書かれているはずです。まずは、その目的＝ゴールを明確にしましょう。

・提案書＝自分の企画を通して自分の評価を上げる

・進捗報告＝最終的な課題達成までの状況を共有化してチームでPDCAを回す

・メールの返信＝送り手の疑問を解決して自分の望む行動を起こしてもらう

文書の目的を考えるメリットは、

だと考えています。

ゴールが明確だと、
・絶対にこれは書いておかないといけない
・これは本論と関係ないから書かなくていい
・そもそも、大して重要な文章じゃないから、やっつけ仕事でもOK

といった判断がしやすくなります。

結果、必要なポイントだけを捉えた伝わりやすい文書が作りやすいです。

誰が読む文書かを考える

例えば、この記事は、もっと良い文章を書きたいと考えておられるビジネスマン向けに書いています。

これが小学生の作文を指導する記事であれば、使う用語や事例も大きく変わってきます。

・年配の方だし、文字を大きく、横文字は少なめにしておこう

・製薬業界のお客様だから、業界用語は使ってもOKだな

・あの上司は大阪出身だから、成功イメージの題材は大阪にしておくか

みたいな判断が出来るようになります。

誰が読むかを意識するメリットは、

構成を考える

目的と読み手が明確化出来た後、いきなり文章を書き始めるのではなくて、まずは構成を考えることが重要です。

1. 結論
2. 結論に至った理由
3. 考えの根拠・具体例・客観的な事実(なるべく数字で説明)
4. 予想しうる反対意見の具体例
5. 反対意見の反証
6. 結論

のような大枠を組み立てて、それぞれをどう論理的に組み立てていくかを考えます。

このように構成を考えるメリットは、

まとめ

今回はビジネス文書の書き方を紹介しました。

分かりやすいビジネス文書を書くコツは、

分かりやすく書くコツをつかむと、文章作成の時間が大幅に減るので、より効率的に仕事を進めていくことができます。

ビジネス文書の書き方(さらに広げて文章の書き方全般)について、詳しく説明されている本をいくつかご紹介しておきます。

仕事を進めていくうえで、ビジネス文書からは逃れられないので、自分に合った数冊をバイブルとして持っておくことを推奨します。

それでは、See you again !!